‘Toen het kantoor net open was, hoorde ik collega’s tegen elkaar zeggen dat ze in de eerste drie dagen al meer mensen hadden ontmoet dan ze in hun hele tijd aan de Amstel hadden gedaan.’ Er verschijnt een glimlach op het gezicht van Roel Stroeken, Global Head of Real Estate van Philips. Het nieuwe kantoor aan de Prinses Irenestraat is voor hem een echte ontmoetingsplek geworden. De keuze voor grotere vloeroppervlaktes en minder etages dan in het vorige kantoor in de Breitnertoren, van 21 naar 5, heeft bijgedragen aan ontmoeting en verbinding.
Serendipiteit
Die ontmoetingen vormen een rode draad in het gesprek dat ik met Roel Stroeken en Guido Meijer (o.a. verantwoordelijk voor IFM en werkplek design) heb én in de speeches die tijdens de grand opening uitgesproken worden. De keuze voor het pand is belangrijk geweest, zo blijkt. Het pand kent namelijk een horizontale structuur van vijf bouwlagen. Dat zorgt ervoor dat de in totaal 1500 medewerkers elkaar gemakkelijker kunnen vinden en de kans op ontmoeting vele malen hoger is dan in het vorige kantoor.
CEO Roy Jakobs zei na afloop van de officiële opening treffend: ‘We willen in dit nieuwe hoofdkantoor bijdragen aan serendipity, oftewel toevallige ontmoetingen, die cruciaal zijn voor innovatie.’ Daarnaast moet het kantoor volgens hem dienstbaar zijn aan de mensen die er komen. Dat zijn bijvoorbeeld internationale klanten die in 20 minuten vanaf Schiphol een kwalitatief goede ontvangst kunnen verwachten. Maar ook nieuwe medewerkers die dagelijks de ontwikkelingen in med tech op de voet volgen en in het nieuwe hoofdkantoor inspiratie en samenwerking vinden.
Van standaard naar lokale invulling
Hoe sluit de werkomgeving aan bij de uiteenlopende behoeften van medewerkers wereldwijd? Tijdens de rondleiding die ik krijg op de dag van de opening valt direct op dat er een prettige ambiance overheerst. Als ik door de extra feestelijke aankleding heen kijk, zie ik een kantoor met een warme uitstraling en veel diversiteit in type werkplekken (totaal 1300 werkplekken). De verschillende behoeften zijn volgens Guido Meijer ondervangen in de werkplekstandaarden die wereldwijd zijn ontwikkeld. Die zijn gebaseerd op medewerkerstevredenheid-onderzoeken die elk kwartaal plaatsvinden en een Leesman survey, die zowel voor en na de verhuizing uitgevoerd zijn.
Ook vanuit IT wordt veel data over het gebruik van het kantoor toegevoegd. Er vinden zogeheten Wifi-driehoeksmetingen plaats, waardoor inzichtelijk is waar medewerkers werken. Meijers team analyseert deze data en legt verbanden tussen de data en het gedrag. Voor medewerkers is het ook inzichtelijk waar werkruimte beschikbaar is, door grote navigatieschermen op elke verdieping. Daar is real-time de bezetting te zien en zijn ruimtes te boeken.
Steden en landschappen
Naast de wereldwijde werkplekstandaarden voor alle kantoren, is er ook op deze locatie in Amsterdam ruimte voor een lokale invulling in de ontmoetingsruimtes (volgens een 80-20 verdeling). Die komt tot uiting in de muurschilderingen, die op elke verdieping een centrale kleur hebben en waar de kenmerkende ster uit het logo van het concern subtiel in is verwerkt. Ten opzichte van het oude kantoor zijn er meer ontmoetingsruimtes gecreëerd en minder standaard bureaus, is er meer groen toegevoegd en dat leidt tot een duidelijke stimulans tot meer beweging in het pand.
Grappig detail is dat tijdens de bouw de basis werd gelegd voor de wayfinding, waarin steden en landschappen het pand aan elkaar verbinden. Meijer: ‘Bouwers vroegen: “Aan welke kant ben je nu? Aan de stadskant of de landschapskant?” Dat is nu zichtbaar geworden in ruimtes die bijvoorbeeld Shanghai of Mont Blanc heten.’
Circulariteit en energie-efficiëntie
Hoe duurzaam is de nieuwe huisvesting eigenlijk? Dat zit ‘m voornamelijk in het ontwerp en de certificering. Qua ontwerp heeft Philips de keuze gemaakt om een bestaand gebouw uit 1971 een derde leven te geven. De betonnen structuur van het voormalige kantoor-/schoolgebouw werd behouden en is voorzien van duurzame nieuwe gevels. Het is qua energie-efficiëntie enorm verbeterd, Paris proof en het is gasloos geworden door middel van warmte-koudeopslag. Andere duurzaamheidsmaatregelen die zijn toegepast zijn het circulair gebruik van meubilair en vloerbedekking, veel groen in, om en op het gebouw dat zorgt voor isolatie, klimaatadaptatie en verbinding met buiten, het plaatsen van nestkasten, vleermuis-, bijen- en vlinderkasten.
Ook is gewerkt aan een zeer aangename akoestiek door een hoogwaardig plafond, het plaatsen van panelen en gebruik van zachte materialen. Voor een gebouw met twee atriums een must. In de certificering is het gebouw naar BREAAM Excellent gegaan. Iets wat mogelijk was omdat er in een vroeg stadium met de pandeigenaar over de duurzame ambities kon worden gesproken. Meijer: ‘In het vorige kantoor zaten we niet slecht, maar in dit pand zijn we echt een stap verder gegaan om een duurzaam kantoor te realiseren dat past bij onze ambities.’
In het vorige kantoor zaten we niet slecht, maar in dit pand zijn we echt een stap verder gegaan ”
Zelf de detaillering aanbrengen
Meer ontmoetingen, een duurzame huisvesting, dat vraagt om een sterk werkplekconcept en om een integrale aanpak. Guido Meijer kijkt trots terug op de samenwerking met diverse teams en met de FM-partners JLL en CBRE met wie een IFM-contract is afgesloten. ‘Wat ik heel leuk vind is dat we samen met onze eigen werkplekexpert en ondersteunende functies invulling hebben gegeven aan de details van het ontwerp en de inrichting, die door de architect (Fokkema) zijn neergezet. Dat is echt anders dan dat je het werk door derden laat doen en dan de sleutel krijgt als het klaar is. We zijn nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van het werkplekconcept en hebben veel inzichten die we de afgelopen jaren hebben opgedaan mee kunnen nemen.’
Soft seating en meer focus
In het werkplekconcept is aandacht voor gezondheid en veiligheid, Activity Based Working en meer aanlandplekken, zoals treincoupés in een relaxte omgeving, ook wel: soft seating. In de branche is na Covid meer aandacht gekomen voor behoeften van neurodivergente medewerkers die door vertaald zijn naar het ontwerp van de werkplek. Met bewuste aandacht voor stiltewerkplekken, type kleurgebruik en boekbare overlegruimtes, gericht op focus voor maximaal twee uur. Wat opvalt tijdens de rondleiding is dat er op elke etage overlegruimtes zijn die alleen afgesloten zijn met een gordijn. Die zijn volgens Meijer bedoeld voor teams om laagdrempelig te gebruiken voor afstemming, zonder het idee van een afgesloten geheel.
Integrale aanpak
Naast Real Estate/FM zijn ook andere afdelingen betrokken bij het werkplekconcept, zoals de afdeling IT die naadloos is aangesloten met de nodige data-infrastructuur en vanuit HR die goed hebben opgehaald wie waar het beste kan werken op teamniveau per zone (per vloer drie tot vier zones). Tot slot is in samenspraak met team Security gekeken naar het zo intuïtief mogelijk bepalen van de afgeschermde zones, gezien de diverse veiligheidsniveaus die binnen het concern gelden.
Meijer noemt in dit verband expliciet het team Changemanagement, die volgens hem een ‘knappe klus’ geklaard heeft. Om het werkplekconcept toe te lichten zijn o.a. ambassadeurs per vloer aangesteld, kennismakingssessies georganiseerd tussen teams zodat de nieuwe manier van werken en de wijze toe te lichten waarop het gebouw gebruikt wordt.
Purpose
Tijdens de innovatietour die ik volgde op de openingsdag, komt nadrukkelijk de ambitie van Philips tot uiting dat gezondheidszorg bereikbaar moet zijn. Specifieke innovaties, zoals een scanner voor het traceren van inwendige gezondheidsproblemen, veranderen wezenlijk levens van mensen die soms niet direct toegang hebben tot zorg. Het nieuwe hoofdkantoor biedt de nodige faciliteiten om het proces te komen tot deze innovaties, goed te ondersteunen en bij te dragen aan deze strategische doelen.
De daktuin is overdag toegankelijk voor bewoners voor een wandeling of een potje jeu de boules”
Maar wat levert het de directe omgeving, de Amsterdammers, op? Stroeken: ‘Het kantoor is heel zichtbaar en transparant, door het mooie ontwerp en biedt daarmee een waardevolle toevoeging aan de uitstraling van de buurt. De daktuin boven de parkeergarage is overdag toegankelijk voor bewoners, voor een wandeling of een potje jeu de boules. Verbinding met buiten is ook heel praktisch vertaald door de komst van twee nieuwe AED’s in de buurt, die ook buiten kantooruren te gebruiken zijn’.
Meijer vult tot slot aan: ‘En er komt openbare bistro op de hoek van het pand. Waar het vorige kantoor meer een gesloten bastion was, kiezen we nu bewust voor toegankelijkheid.’
