Door: Ronald Bruins*

Hier lichten ze alvast een tipje van de sluier op. Yilmaz vertelt dat ze na de coronaperiode merkten dat er, net als veel andere organisaties, een andere behoefte in de manier van werken ontstond. 'Meer vanuit huis werken had ook consequenties voor hoe we werkten bij de ministeries. Maar hoe zit het dan precies? En: welke behoefte is er?’

FMHaaglanden besloot een proeftuin in te richten. En waar was dat handiger dan in de eigen werkomgeving van FMHaaglanden? En zo ondergingen 3 etages, 137 werkplekken en 36 ruimtes aan de Koningskade 4 in Den Haag een metamorfose. ‘In deze omgeving experimenteerden we met verschillende werkplekconcepten om inzichten op te doen voor de toekomstige werkomgeving. We testten en visualiseerden de werkomgeving van de toekomst.’

Nulmeting om mee te beginnen

Het project werd afgerond met een eindrapportage en een magazine waarin de lessen werden opgeschreven. Daarin stonden allerlei bevindingen, ook over het onderzoek zelf. Een van de eerste stappen omvatte het uitvoeren van een gedetailleerde analyse van hoe ze op dat moment werkten, aldus Konijn. Hij omschrijft dit als een nulmeting. Dit was volgens hem van belang, omdat je anders niet weet of bepaalde ingrijpen in de bestaande omgeving werken.

Konijn licht toe dat ze op basis van die resultaten een proeftuin hebben ingericht, samen met collega's van SSC-ICT, hun ICT-organisatie. 'We hebben ruimtes ingericht voor verschillende doeleinden, zoals brainstormen of juist werken in stilte. In ons eigen pand hebben we niet te maken met een opdrachtgever die zijn eigen wensen en eisen heeft. Hier konden we volop experimenteren om lessen voor die opdrachtgevers te trekken en hen te kunnen adviseren.’

Een blauwdruk voor hybride werken werkt niet

Een van de eerste lessen: facilitaire organisaties zijn geneigd een blauwdruk voor hybride werken te maken. Konijn: ‘Zo van “zo zit het.” Met deze en deze producten en diensten. Maar eigenlijk moet je, omdat het hybride werken zich nog alle kanten op ontwikkelt, zorgen dat je flexibel bent.' Konijn stelt dat je mee moet bewegen met de behoeftes van de gebouwgebruikers en geen nieuwe norm moet vastpinnen, omdat deze over twee jaar weer anders kan zijn. 'Natuurlijk, je kunt als facilitaire professional wel een richting aangeven, maar houd binnen die richting ruimte voor teams om hun eigen invloed te hebben. Want de behoefte aan werkomgeving verschilt per individu en team.’

Overloopruimtes nuttig

Nog een les: facilitaire managers kunnen plaatsen zoals bibliotheken en bedrijfsrestaurants gebruiken om flexibiliteit, vrijheid en diversiteit te creëren. Uit onderzoek is gebleken dat de afdelingen wel eens als druk werden ervaren. Konijn: 'Die algemene ruimtes, die eerder vaak alleen rond lunchtijd een uur werden gebruikt, wenden we steeds vaker aan om een overloop te creëren, in de vorm van “ontmoetingspleinen”. In de proeftuin hebben we diverse ruimtes ‘onderzocht’ waaronder gesloten en open teamruimtes, eenpersoonswerkplekken en een huiskamer. Op een ontmoetingsplein komen verschillende functies samen in een open ruimte zonder verschillende omsloten ruimtes te creëren en zonder grote bouwkundige ingrepen.

Konijn stelt dat de onderzochte teamruimtes ook heel populair waren, omdat teams graag bij elkaar willen werken. Dit hielp om spreiding over de week te creëren: 'Met verschillende afdelingen spraken we verschillende dagen af en dat werkt. Dat doorbrak het kameelpatroon op de dinsdagen en donderdagen.’

Experimenteren met onderzoek zelf

FMHaaglanden voerde op diverse manieren metingen uit. Met 196 sensoren een jaar lang, via 6 bezettingsgraadmetingen, op 188 meetpunten, met 30 meetdagen, met 8 meetrondes per dag en in totaal 45.120 registraties. Ook werden er zeven onderzoeken uitgevoerd, 745 reacties verwerkt en 845 opmerkingen geanalyseerd.

Yilmaz vertelt dat onderzoeken niet hun core business is, dus dat er daarom geëxperimenteerd moest worden met het onderzoek zelf: 'Wat werkt wel en niet? Waar reageren deelnemers op? Een QR-code op een meubel kan een eerste keer werken, maar na een paar keer zien gebruikers zo’n code niet meer. Ook een vragenlijst via de e-mail kan behulpzaam zijn, maar dan moet je dat vooraf en na de ingreep doen. Dat om te kunnen vergelijken. Kortom, doe altijd een nulmeting.’

Groen heeft uiterst positief effect 

Uit het onderzoek kwam ook naar voren dat het functioneel inzetten van groenvoorziening een uiterst positief effect heeft op het welbevinden. Volgens Yilmaz ervaarden gebruikers meer welbevinden en privacy als de groenvoorziening als afscheiding diende, onder andere door meer rugdekking in open ruimtes. Hierbij is het opvallend dat dit ook geldt als het kunstplanten zijn, voegt Yilmaz hieraan toe.

De tevredenheid over groenvoorziening steeg significant na de implementatie van de proeftuin. Van slechts 2 procent tevredenheid voor de implementatie naar een uiteindelijk percentage van 93 procent. Ook experimenteerde FMHaaglanden met een reserveringsysteem. ‘Op de maandag, dinsdag en donderdag werd er, vanwege de drukte, volop gereserveerd, maar woensdag en vrijdag niet. Dan is er genoeg ruimte.’

Vertaling naar drie ontmoetingspleinen

FMHaaglanden vertaalde de uitkomsten van het onderzoek naar drie ontmoetingspleinen bij ministeries. Konijn legt uit dat ze een beperkte invloed hebben op de vierkante meters die departementen huren, maar ze wel de behoeftes van gebruikers horen die naar kantoor komen. Ondanks dat de bezettingsgraden niet heel hoog zijn, ervaren de gebruikers de situatie al snel als druk. 'En dus kwamen bij ons de overloopruimtes in beeld. Dat zijn die ruimtes waar we het eerder over hadden, die eigenlijk alleen rond de lunch werden gebruikt. Als je deze met verschillende werkmogelijkheden uitrust en met het nodige groen en een goede akoestiek, kun je daar de tevredenheid mee omhoog brengen.'

Volgens Konijn ervaren gebruikers het kantoor al snel als te druk als er sprake is van een slechte akoestiek. 'Het is dus een productiviteitskiller. Kortom, met alles moet je in zo'n overloopruimte mensen het gevoel geven dat ze in een rustige, natuurlijke omgeving werken.'

Biophilic design

Daarbij paste FMHaaglanden biophilic design toe. Hiermee wordt het integreren van natuur in de werkomgeving bedoeld. Konijn: 'Als mens hebben we altijd geleefd in en met de natuur. Nu leven we gemiddeld 90 procent van de tijd binnen en in kunstlicht. Met natuurlijke elementen op de werkvloer kunnen we het cortisolniveau, wat stress veroorzaakt, verlagen en de werkomgeving prettiger en beter maken.'

Konijn stelt dat dit verder gaat dan alleen planten. 'Denk aan natuurlijke materialen, vormen, patronen en afbeeldingen, maar ook geuren en geluiden kunnen een kalmerend effect hebben. Bij ons hebben we bijvoorbeeld gebruikgemaakt van stoffen, natuurgeluiden, planten en andere natuurlijke materialen.'

In dit verhaal, dat als tipje van de sluier dient, zijn niet alle lessen te vatten. Konijn noemt er toch nog een: ‘Storytelling is een sterk wapen voor facilitaire managers. We hebben in de proeftuin diverse circulaire onderdelen gebruikt. Als je als FM’er de oorsprong daarvan vertelt, komen die producten veel dichter bij de gebruiker te liggen. Anders gezegd: als een meubelstuk anoniem is, ga je er anders mee om.’

Een 8 of soms zelfs een 9

Uiteindelijk alles om mensen een prettige werkomgeving te bieden, stellen de twee productmanagers tot slot. Yilmaz: ‘Een inspirerende, groene omgeving waar we als facilitair management bijdragen aan welzijn, productiviteit en werkgeluk.’ Konijn gebruikt de ontmoetingspleinen als voorbeeld: ‘Die kregen een 6 in de oude situatie, maar zitten nu op een 8 of zelfs soms een 9. Kortom, experimenteren loont.'

Zijn advies is als volgt: 'Durf proeven aan te gaan. Zorg er wel voor dat het onderzoek horende bij zo’n proef goed in elkaar zit, zodat je er duidelijke resultaten uit krijgt. Zoals bij ons het overweldigende belang van groen, rust en een diversiteit aan ruimtes duidelijk werd. Dat is de winst van experimenteren en de uitkomsten vertalen naar de praktijk.’         

*Ronald Bruins is journalist bij Scherp Communicatie