Dit zijn groepen medewerkers die de ondernemingsraad regelmatig kan raadplegen om zo feedback te krijgen over het eigen functioneren.

Waarom een klankbordgroep?

Met het instellen van een klankbordgroep krijgt de ondernemingsraad de gelegenheid om van medewerkers terug te horen hoe zij de algemene werkwijze van de OR ervaren. Komt bijvoorbeeld de informatie uit de OR-bulletins helder over? Maakt de verkiezingscampagne de medewerkers inderdaad enthousiast zich kandidaat te stellen? De OR kan de klankbordgroep ook inzetten om nieuwe ideeën te genereren. Hoe kan hij bijvoorbeeld de communicatie met de medewerkers verbeteren of zijn imago positief beïnvloeden?

Samenstelling klankbordgroep

Om een klankbordgroep samen te stellen kan de OR een algemene oproep in de organisatie doen. Maar de OR kan er ook voor kiezen om zelf gericht medewerkers te benaderen. Een klankbordgroep kan tussen de vijf tot tien deelnemers tellen. Het is wel belangrijk dat de samenstelling van de klankbordgroep een afspiegeling van de organisatie is, zodat alle belangrijke afdelingen of functies hierin vertegenwoordigd zijn. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan de OR besluiten met een of meerdere klankbordgroepen te werken.

Hoe klankbordgroepen introduceren?

Zet een enthousiast communicatietraject in. Maak medewerkers duidelijk wat het belang is van het werken met klankbordgroepen. Geef aan wat het doel en de functie is. Geef aan dat het deelnemen aan klankbordgroepen niet als doel heeft om je persoonlijke problemen bij de ondernemingsraad onder de aandacht te brengen. Het is aan te raden om na het samenstellen van de klankbordgroepen een introductiebijeenkomst te organiseren. Dan kan de OR een heldere toelichting geven op de functie en de werkwijze van de klankbordgroepen. Dit kan ook dienen als een eerste kennismaking met elkaar.

Wat vooraf regelen?

Wil de OR met klankbordgroepen werken, bespreek dit dan vooraf met de bestuurder. Schakel de bestuurder ook in bij het communicatietraject rond de invoering van de klankbordgroepen. Hij kan mogelijk ook medewerkers enthousiasmeren een bijdrage te leveren. Maak met de bestuurder afspraken over de faciliteiten die de leden van de klankbordgroepen krijgen. Stel samen vast welke dag en welk tijdstip het meest geschikt is voor de bijeenkomsten. Stel ook de frequentie van de overleggen vast. Gaat de voorkeur uit naar eens per kwartaal of wil de OR de bijeenkomsten vaker inplannen?

Werkwijze

Het is belangrijk dat de OR inderdaad wat doet met de uitkomsten van de klankbordgroepen. Daarom moet de OR voor iedere bijeenkomst vaststellen welke vragen hij aan de klankbordgroepen voorlegt. Waarover wil de OR op dat moment feedback ontvangen van de deelnemers aan de klankbordgroepen? Hierbij kan de OR open vragen stellen, zoals: wat vinden jullie van het huidige OR-bulletin? Hoe kan de OR het huidige OR-bulletin nog beter aan laten sluiten op de behoefte van de medewerkers? Maar bijvoorbeeld ook in de vorm van een soort brainstormsessie: de OR wil de persoonlijke contacten met de medewerkers verbeteren, hoe zouden we dat kunnen doen?

Voorwaarden voor succes

Formuleer de vragen zo concreet mogelijk en maak deze minimaal een week voor de bijeenkomst bekend aan alle deelnemers. Geef hierbij aan waar de bijeenkomst plaatsvindt. Kies hierbij een locatie die voor alle deelnemers makkelijk bereikbaar is. Sommige OR’en publiceren de vragen ook in hun bulletin of op intranet. Zodat overige medewerkers die hier ook iets over kwijt willen het klankbordgroeplid van hun afdeling kunnen benaderen. Zorg voor een ervaren gespreksleider die het gesprek in goede banen kan leiden en in staat is er een heldere samenvatting van te maken. Dit kan een OR-lid zijn, maar dat is niet noodzakelijk. Geef een zorgvuldige terugkoppeling naar de leden van de klankbordgroepen en zorg voor continuïteit van de bijeenkomsten.

Aandachtspunten

Stel een tijdslimiet voor de bijeenkomsten in. Bijeenkomsten van maximaal een uur zijn lang genoeg. Is er meer tijd beschikbaar, dan is de kans op afdwalen ook groter. Informeer de leidinggevenden van de deelnemers aan de klankbordgroepen. Geef het belang hiervan aan en de functie van de klankbordgroepen. Meld ook welke consequenties dit heeft voor de afwezigheid op de eigen afdeling en geef aan welke afspraken de OR hierover met de bestuurder heeft gemaakt. Maak een jaarplanning voor de bijeenkomsten en maak deze specifiek bekend aan de bestuurder, de leidinggevenden van de leden en aan de leden zelf. Neem dit ook op in het OR-bulletin, zodat de overige medewerkers ook weten wanneer er bijeenkomsten zijn.

Valkuilen

Pas op dat de bijeenkomsten geen persoonlijke klachtenrondes worden, maar dat de vraag van de OR centraal blijft staan. Wek tijdens de bijeenkomsten geen valse verwachtingen. Doe geen toezeggingen aan de deelnemers, want de OR zal uiteindelijk besluiten nemen naar aanleiding van de uitkomsten van de bijeenkomsten. Probeer niet naar consensus te streven. De OR wil zo veel mogelijk meningen horen en de voorzitter van de groep hoeft tijdens de bijeenkomst niet te streven naar een eensluidende mening. In een groep zijn altijd dominante en minder dominante deelnemers aanwezig. Zorg ervoor dat de OR de mening van iedereen hoort.

Tips voor de begeleider

Houd je aan de vragen die de OR vooraf heeft geformuleerd. Zodat de OR ook daadwerkelijk wat heeft aan de uitkomst van de bijeenkomst. De duur van de bijeenkomsten is beperkt dus ga efficiënt met de tijd om. Zorg voor een snelle en zorgvuldige terugkoppeling naar de OR. Maak zo snel mogelijk een samenvatting van de bijeenkomst en maak afspraken over de verspreiding hiervan. Zie erop toe dat de (ambtelijk) secretaris de uitkomst voor de eerstvolgende OR-vergadering agendeert. Maak afspraken hoe de terugkoppeling naar de deelnemers van de klankbordgroep plaatsvindt.