Mijn cursist Sjoerd deed een belangrijk voorstel aan zijn leidinggevende. Hij dacht goed na over zijn woorden en schreef een uitgebreide e-mail. Toch bleef een reactie uit.
In deze blog leer je waarom overtuigend schrijven zo belangrijk is op de werkvloer – en wat peuters ons daar stiekem over kunnen leren.
Sjoerd
Eerst wat achtergrond.
Sjoerd is twee jaar geleden afgestudeerd: heao. Sinds een jaar werkt hij in een medisch centrum ergens in het land. Om zijn vinger glimt een trouwring en over twee weken is zijn vrouw uitgerekend van hun eerste kind, een zoon. Het gaat allemaal precies zoals hij het heeft gepland.
Niks aan de hand dus.
E-mail wacht op antwoord
We zitten in een knus zaaltje met een groep van acht medewerkers. Van verschillende afdelingen, maar met dezelfde vraag: hoe schrijf ik overtuigende teksten die hun doel bereiken?
Kernonderwerpen komen aan bod: piramidaal schrijven, je lezer aanspreken, de juiste woorden en zinnen. Oefeningen komen op tafel, we bespreken de resultaten en iedereen is enthousiast, ziet zijn eigen verbeterpunten om krachtiger schriftelijk te communiceren.
Maar Sjoerd is onrustig.
Uit zijn tas haalt hij een plastic mapje met A4’tjes. Of we deze tekst zouden kunnen bespreken, vraagt hij. Het is een complexe situatie, maar het is belangrijk. Sjoerd heeft nog steeds geen reactie van zijn leidinggevende op de mail gekregen, het is nu al twee weken geleden dat hij hem verstuurde.
Het is duidelijk zichtbaar dat Sjoerd ermee in zijn maag zit. "Ik weet niet of ik het wel goed heb aangepakt," zegt hij erbij, terwijl hij de blaadjes uitdeelt.
De draad kwijt
Aan de hand van een checklist analyseren de deelnemers in groepjes de tekst van Sjoerd. Al snel ontstaat er geroezemoes. Ik hoor opmerkingen als: "Waar gaat dit over?", "Wat is de vraag eigenlijk?", "Poeh, ingewikkeld."
Lang verhaal kort: de tekst heeft een aanloop van drie alinea’s. Eerst schetst hij de context, daarna de voorgeschiedenis, dan wat collega's er in het verleden van vonden, en pas in de vierde alinea komt zijn punt: hij doet een voorstel. Heel voorzichtig.
Sjoerd vraagt wat zijn leidinggevende, Arnold, van zijn idee vindt, en of hij akkoord gaat. Geen idee of het haalbaar is hoor, schrijft hij erbij. Hij oppert ook nog dat ze het eventueel kunnen bespreken — als Arnold daar behoefte aan heeft.
Pas daar, na 263 woorden, duikt de vraag op. Maar tegen die tijd is iedereen de draad al kwijt, inclusief Arnold.
Communiceren als een peuter
Stel, zeg ik, stel dat het jongetje dat op komst is, een jaar of twee is. Hij kan al zo veel: staan, lopen, lachen, met z’n knuffels spelen… een flinke knul dus. Hij kan ook al aardig praten. Nog niet heel goed, maar toch.
Op een dag wil hij wat. Hij zegt wat korte zinnetjes, een paar losse woorden. Je begrijpt het onderwerp maar je snapt nog niet wat hij nou precies wil. Hij wordt wat gefrustreerd en daardoor komt hij nog minder goed uit zijn woorden.
Je bent een liefhebbende vader. Je hebt alle geduld en probeert samen met hem te ontdekken wat hij wil. Je vraagt, je wijst en je knikt hem vaderlijk toe. Met veel geduld weet je uiteindelijk wat hij zeggen wil.
Arnold is natuurlijk niet z’n vader. Hij houdt misschien wél van zijn vak, en van goed overleg, maar niet van onbegrijpelijke e-mails. Zijn geduld reikt minder ver. Hij zal best willen luisteren, als het voorstel helder is, de kern bovenaan staat en als hij in één oogopslag ziet wat Sjoerd van hem verwacht.
Maar een zoektocht langs vage zinnen en lange omwegen? Daar haakt zelfs de beste leidinggevende op af.
Een scherpe kernboodschap
Sjoerd glimlacht. Hij herkent het meteen. "Dus jij zegt dat ik als een peuter klink?" We lachen. "Nou, je weet in elk geval zéker wat je wilt. Nu nog zorgen dat Arnold dat ook meteen ziet."
Samen herschrijven we de eerste alinea. Eén scherpe kernboodschap bovenaan. Daarna de toelichting, stap voor stap.
Niet veel later schuift Sjoerd de blaadjes weer in zijn map. Hij oogt opgelucht. "Ik ga de mail opnieuw versturen, vanavond nog."
En ik weet zeker: dit keer zal Arnold wél reageren.
