We gaan terug naar een willekeurige zaterdag in 1993. Hanneke Wessel was nog geen virtual assistant en ook nog geen directeur van haar VA school. In plaats daarvan werkte ze als secretaresse bij offshorebedrijf Heerema. Op zo’n zaterdagochtend zat ze waarschijnlijk in het archief. “Al die oude documenten, ik vond ze fascinerend. En die ochtenden bracht ik door met de boel te rangschikken. Hoe maakten we dat archief beter doorzoekbaar?”
Vraagbaak
Een passie dus, en niet haar enige. “In die tijd was ik een manusje-van-alles. Ik was dagelijks bezig met wat ik kon veranderen of verbeteren. In de jaren ’90 introduceerden ze bij Heerema een nieuw inkoopsysteem, SAP, en dat had ik van tevoren al helemaal bestudeerd. En toen we een paar jaar eerder overgingen van fax naar e-mail, zat ik ook vooraan. Ik had alles al uitgezocht, en ik werd een vraagbaak voor de collega’s die er nog niets van snapten. O ja, ondertussen startte ik ook nog een secretaressecomité op voor de meer dan 30 assistants en zat ik in het calamiteitenteam. Juist dat brede takenpakket vond ik geweldig, en dat gold natuurlijk voor heel veel secretaresses.”
Bore-out
Maar die secretaresserol is volgens haar flink uitgekleed. “Juist die krenten in de pap zijn verdwenen. Het nieuwe motto luidt: terug naar de basis. En ik ken heel veel secretaresses die daaronder lijden. Sterker nog: die uitvallen. Dan krijgen ze heel snel een label: oververantwoordelijk en burn-out, maar ik ben lang niet altijd overtuigd. Want die mensen voelen zich vaak niet overweldigd, maar juist verveeld en lusteloos. Er wordt te weinig beroep gedaan op hun capaciteiten. Dus zitten ze eerder aan het andere kant van het spectrum. Bij ondergewaardeerd en bore-out.”
Juist die manusje-van-allesfunctie geeft ons vaak energie”
Aan het werk als virtual assistant
Voor deze secretaresses komt Hanneke met een advies. “Ben jij een echte managementondersteuner, een vraagbaak, iemand die voorop loopt met technische nieuwigheden? Dan kun je zo aan het werk als virtual assistant, want zo’n iemand doet precies hetzelfde, maar dan meestal als zelfstandige. Natuurlijk, dat betekent dat je minder uren kunt werken in je huidige baan. Of anders gezegd: dan kun je daar geen vijf dagen lusteloos zitten wezen, maar slechts drie dagen. En die twee andere ben je je eigen directeur.”
Breed of smal?
Het mooie van je eigen baas zijn is dat je je eigen takenpakket kunt samenstellen. En Hanneke raadt je aan om daarbij vooral te focussen op de dingen waar je echt blij van wordt, en niet te veel nadruk te leggen op specialisatie. “Veel virtual assistants doen juist van alles: ze helpen ondernemers met hun social media, bouwen websites, schrijven teksten, maken e-books of denken mee over de langetermijnstrategie. Natuurlijk, dat is heel breed. En natuurlijk, dat bemoeilijkt je elevator pitch. Je moet immers zeggen dat je alles doet, en is dat wel geloofwaardig? Misschien niet. Maar juist die manusje-van-allesfunctie geeft ons vaak energie. Stel jezelf dus een vraag: van welke taken gaat je hart sneller kloppen? Maak dan je eigen selectie van werkzaamheden en bied die verschillende onderdelen aan de juiste mensen aan.”
Duizend procent inzet
Bruistabletjes, dat is hoe Hanneke haar virtual assistants vaak noemt. “Ik heb er de afgelopen jaren honderden opgeleid, en weet je wat me opviel? Ik hoef ze niet te helpen of te veranderen. Alles is er al, dus we stoppen er alleen iets bij. Laatst was ik uit eten met twee vriendinnen. Eentje was behoorlijk fel en zei: ‘Ik zet me altijd voor duizend procent in, maar wat krijg ik ervoor terug?’ En weet je wat de andere vriendin tegen haar zei? ‘Misschien moet je het gewoon eens rustiger aan doen, want dit is vragen om een burn-out.’
Eerlijk gezegd vind ik dat ze de plank missloeg. Je voor duizend procent inzetten is juist een fantastische kwaliteit. Stel je voor: jij loopt een marathon (42 km en 195 m). En wat zeggen je vrienden die langs de kant staan en zien dat je het moeilijk hebt? ‘42 km is ook hartstikke knap. Stop er maar lekker mee. Laat die 195 meter maar zitten’. Dat is toch afschuwelijk! Daarom zou ik eerder tegen mijn vriendin zeggen dat ze goed bezig is en haar vragen: ‘Wat heb je nodig om het vol te houden?’ Misschien voeg ik er ook nog iets aan toe: ‘Waarom stop je die 1000% power niet voor 100% in je eigen bedrijf?’”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met VA school.
