“Mijn oproep is bedoeld als wake-up call”, zegt Agnes Jongkind, Senior HR Director bij ADP, marktleider in payrollsoftware en HR-diensten. “Binnen onze organisatie merken wij dat HR steeds minder in beeld is bij belangrijke aankoopbeslissingen over HR/Payroll-software en -diensten. Dat is zorgelijk.”

Zichtbaarheid HR als medebeslisser

De verklaring voor de geslonken invloed van HR is evident. Het heeft veel te maken met de pandemie die de wereld grote delen van 2020 en 2021 in haar greep hield. “Net als iedereen moest de HR-leider zelf ook van het ene op het andere moment de business en de manieren van werken anders organiseren en inrichten. Van daaruit is alle aandacht gegaan naar het begeleiden van remote werken en het ondersteunen van leidinggeven op afstand. Daar kwam al snel de betrokkenheid van medewerkers bij. Hoe geef je dat vorm als grote groepen mensen bij veel bedrijven hoofdzakelijk vanuit huis moeten werken? En hoe kun je daarnaast voor degenen die wel naar de werkplek terugkeren een veilige corona-proof omgeving bieden?”

HR is steeds minder in beeld bij belangrijke aankoopbeslissingen over HR-diensten

“En nu gaan we stilaan weer terug naar kantoor en ligt het vraagstuk van hybride werken grotendeels op het bordje van HR”, constateert Jongkind. “Tegelijkertijd zien we dat in coronatijd een verschuiving van de aandachtsgebieden in het takenpakket van de CFO heeft plaatsgevonden. Digitalisering heeft door corona een versnelling doorgemaakt, beslissingen rondom dienstverleners worden, zo is de ervaring van mijn Sales-collega’s, door de CFO gemaakt en HR wordt niet betrokken in dit traject. De belangen van HR dreigen onder te sneeuwen.”

Prioriteiten

Dat de HR-invloed steeds minder zichtbaar is in strategische besluiten bij bedrijven, komt niet alleen omdat alle recente aandacht ging naar de ondersteuning en coördinatie rond de corona-effecten. Het komt vaak voor dat de aandacht van HR-leiders uitgaat naar business-prioriteiten als Recruitment, Onboarding, Learning & Development. “Dat begrijp ik, want zonder goed personeel heb je als organisatie geen bestaansrecht. Gevolg is wel dat Payroll- en HR-systemen buiten dit primaire aandachtsgebied vallen. Maar payroll is misschien wel het meest bedrijfskritische onderdeel. Want als je geen salaris uitbetaalt, heb je ook zeker geen bestaansrecht. Hetzelfde geldt voor je keuze als bedrijf welke HR-systemen je kiest als broninformatie. Immers het in staat zijn om de juiste interfaces te maken met andere systemen is cruciaal voor de werkdruk en efficiëntie binnen HR en uiteindelijk voor de gehele interne klantbeleving.”

Accent op data

Payroll zou de verbinding moeten vormen tussen Finance en HR. “Het moet een wisselwerking zijn. Financials kijken vooral naar de kosten, HR moet het accent leggen op data. Data over verzuim, verloop, pensioen, welzijn, tevredenheid, enzovoorts. Je moet goed kijken met welke systemen je gaat werken om die data vast te leggen en te kunnen ontsluiten. Want het zijn die data die het mogelijk maken om gericht problemen te signaleren en oplossingen aan te dragen.”

Weg uit administratieve hoek

In de ogen van Jongkind is het worst-case-scenario dat de CFO, zonder wezenlijke inbreng van HR, besluiten neemt over de payroll- en HR-systemen waarmee gewerkt gaat worden. “Dat heeft dan gevolgen voor de gebruiksvriendelijkheid ervan, want daar ligt de aandacht van de CFO gebruikelijk minder. Daarnaast gaat het om de vraag hoe je de informatie verzamelt. Hoe versnipperd gebeurt dat, in welke mate is dat handmatig, tijdsintensief en foutgevoelig? Dat kan enorme gevolgen hebben voor de workload van de HR-afdeling. Maar het belangrijkste is de kwaliteit van de informatie in de systemen. Want de kwaliteit van informatie bepaalt de kwaliteit van HR-advies.”

“HR moet weg uit de administratieve hoek. HR moet voor zichzelf meer tijd en ruimte creëren om het verschil te kunnen maken, door goede advisering. Als data versnipperd beschikbaar is, wordt dat een heel lastige opgave. Dat gaat allemaal ten koste van het strategische advies vanuit HR. Die processen moet je dus vereenvoudigen en professionaliseren.”

Wat kost het als je niets doet?

Jongkind vindt dat HR-leiders vaker harde feiten en data moeten aandragen over de bijdragen van HR aan het bedrijf. “Zo kan HR vaak prima laten zien wat haar bijdrage is aan de operational excellence van de organisatie, in termen van kostenbesparing. Digitalisering van HR-processen leidt aantoonbaar tot efficiënter werken. Het minimaliseert bovendien de risico’s en elke organisatie moet compliant zijn.”

De datagedreven aanpak kan ook leiden tot een onderbouwde dialoog met de CFO voor bepaalde investeringen

“Het is van belang dat HR de strategie van de organisatie behartigt, deze doorvertaalt en invulling geeft aan het vergroten van de medewerkersbetrokkenheid door het gericht inzetten van de juiste instrumenten. Door goed gebruik van data en dataverzameling (weten wat je moet vragen) kun je zowel positieve als negatieve trends binnen afdelingen of op organisatieniveau signaleren. Daar kun je dan op inspelen om een eventuele negatieve financiële impact te vermijden. De datagedreven aanpak kan ook leiden tot een onderbouwde dialoog met de CFO voor bepaalde investeringen die een zogenaamde turnaround kunnen bewerkstelligen.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met ADP.