“Waarom zou ik mijn RI&E regelmatig moeten actualiseren? In mijn bedrijf blijft alles al jaren hetzelfde.” Het is een uitspraak die Roger Bergs zo af en toe hoort – en hij plaatst er vraagtekens bij. “Ik denk dat dit in de praktijk vaak anders uitpakt. Wij hebben bijvoorbeeld veel klanten in de retailketens. Die krijgen er regelmatig filialen bij, of gooien hun winkels helemaal om. En dan heb ik het niet eens over technische ontwikkelingen, zoals de zelfscan.”
Daarom is het volgens Bergs belangrijk om die RI&E wél actueel te houden. Hij is Product Manager bij Kader Group, en hij is een van de krachten achter Qnect, een QHSE-platform. Dat bevat een digitale RI&E, maar dan wel een die radicaal verschilt van vroegere tools. “Die hielpen de gebruiker inderdaad om zijn risico’s vast te leggen – maar het was een proces dat één keer in de drie jaar werd doorlopen. Nu zie je steeds meer de behoefte om die RI&E continu actueel te houden. Het is dus belangrijk dat mensen regelmatig een signaal krijgen: deze en deze acties moet je ondernemen.”
Voordelen
Daarmee komen we volgens hem op de voordelen van QHSE-platform met een digitale RI&E. “Natuurlijk kun je die RI&E ook opstellen in Word of Excel, maar die zal de bovengenoemde meldingen niet geven. Bovendien bevat zo’n plat document geen kennis, en het is juist die kennis waar het sommige organisaties aan ontbreekt. Niet alle werkgevers hebben de tijd om de Arbowet te bestuderen, en niet alle werkgevers hebben het geld om een veiligheidskundige in te schakelen. Dus willen ze een systeem dat hun vertelt wat ze op welk moment moeten doen. Wat is mijn wettelijke verplichting, wat moet ik precies gaan onderzoeken, en op welk moment? Daar kan onze tool bij helpen.”
Maar een digitale RI&E is ook heel nuttig voor de wat grotere bedrijven. “Daar zit vaak meer veiligheidskennis, maar aan de andere kant is de organisatie ook complexer. Wat je vaak ziet, is een arbocoördinator of preventiemedewerker die voor de RI&E verantwoordelijk is. Die heeft contact met diverse vestigingen en afdelingen die hem moeten voeden met informatie. Dat betekent dat ons systeem is geoptimaliseerd voor diverse doelgroepen: die preventiemedewerker of arbocoördinator, maar ook de medewerker die op locatie A of B de vragenlijsten moet laten invullen.”
Homepagina’s
Twee groepen dus, die inloggen op twee verschillende homepagina’s. “Allereerst heb je de medewerker op die locatie A of B”, zegt Bergs. “Dat is iemand die niet eindverantwoordelijk is voor de hele RI&E, maar belast is met enkele losse taken. Die wil daar geen trainingen of cursussen voor volgen. Die wil precies zien: dit moet ik doen. Zo iemand nemen we dus bij de hand, en leiden we door het proces.”
En dan is er die eindverantwoordelijke zelf, de preventiemedewerkers en andere arbofunctionarissen. Voor die mensen biedt het systeem in de eerste plaats overzicht. “Ze zien welke afdelingen hun vragenlijsten hebben ingeleverd, en welke nog niet. Dus kunnen ze een herinnering sturen aan de collega’s die nog in gebreke zijn gebleven. En als de vragenlijsten compleet zijn, komt het systeem met bijpassende maatregelen. Dat kunnen eenmalige maatregelen zijn, of terugkerende. Blijkt bijvoorbeeld dat de brandblussers niet zijn gecontroleerd, terwijl dat wel ieder jaar moet gebeuren? Dan zorgt het systeem er niet alleen voor dat het dit keer wordt afgehandeld, maar slaat het ook zo op dat betreffende afdelingen ieder jaar een notificatie krijgen.”
Maar dat is niet alles. Het systeem zorgt volgens Bergs ook voor verdiepende analyses naar achterliggende oorzaken. “Stel dat een supermarkt net een zelfscan heeft geïntroduceerd, en het blijkt dat medewerkers te maken krijgen met agressie. Klanten vinden het niet leuk dat ze worden gecontroleerd. Dan komt het systeem met vragen als: weten medewerkers op zo’n moment wat ze moeten doen? Misschien blijkt hieruit dat er onvoldoende is geïnvesteerd in training en instructie voor de medewerkers. Of de instructies waren gewoon niet goed genoeg, en het zijn juist de leidinggevenden die moeten worden bijgeschoold. Zo zie je, een goed QHSE platform, zoals Qnect, leidt niet alleen tot meer veiligheid, maar een analyse van je hele bedrijfsvoering.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Kader Group.
