Iedere werknemer weet graag waar hij wat zijn functie betreft aan toe is. Hij wil weten wat concreet zijn taken zijn, waarvoor hij verantwoordelijk bent, wat hij heeft te vertellen, met wie hij samen werkt, wat de uitdagende en de belastende kanten zijn. De medewerker heeft daar recht op.
Het ligt voor de hand dat helderheid van functies een bedrijf de gelegenheid geeft om gestructureerd invulling te geven aan het HR-beleid. In het verlengde van het waarderen ligt het invullen en belonen van functies. Hierbij komt de ondernemingsraad in beeld, al is het kader vaak al vorm gegeven in een collectieve arbeidsovereenkomst. De or moet over de introductie of wijziging van een functiestelsel worden geïnformeerd, heeft het instemmingsrecht en kan zelf met initiatieven komen. Wat dit laatste betreft zouden ondernemingsraden zich meer kunnen uitspreken. Dan gaat het niet alleen over de uitgangspunten en vormgeving van een nieuw functieclassicifatiesysteem, maar de mogelijkheid om tijdens het onderzoek hiernaar de kwaliteit van arbeid en organisatie mee te nemen. Het veranderingsproces biedt wellicht een goede kans om het werk van medewerkers te verbeteren, plezieriger te maken. En zelfs rechtvaardiger. Aan de beschrijving van functies gaat iets belangrijks vooraf, namelijk het opstellen en kritisch bespreken van het organogram. De or kan erop wijzen dat het verstandig is dat dit plaatsvindt. Alleen al die bezigheid kan betekenen dat directie en MT zich realiseren dat de organisatie beter op een andere leest kan worden geschoeid. Hierna legt de bestuurder een voorgenomen besluit bij de or neer voor een organisatiewijziging. Bij de analyse van de werkzaamheden in het bedrijf dient de or vooral op twee belangrijke zaken te letten. Ten eerste dat de medewerkers betrokken worden bij de typering van hun functies en ten tweede dat de or eens goed kijkt op welke punten aan kwaliteitsverbetering van functies kan of moet worden gewerkt.
Het is van belang bij het beschrijven van een functie als eerste goed het doel van die functie vast te leggen. Na de goedkeuring van de functiebeschrijvingen door de directe leiding worden de functies in functiegroepen ingedeeld. Dit gebeurt op grond van karakteristieken als complexiteit, zelfstandigheid, afbreukrisico en fysieke aspecten. Een politiek belangrijk moment is de beoordeling van de zwaarte hiervan aan de hand van een puntentoekenning.
